ビジネスで使える文章整理プロンプト【まとめ】

実践プロンプト例
この記事は約10分で読めます。

ビジネスシーンでよく使うであろう、文章整理や要約をGPTに頼みたいけどちょっと面倒という方必見です。

こちらの記事ではそれらのプロンプトをまとめて掲載しています。

あなたのやることはコピペと要素の指定と、どんな風に整理して欲しいのかを選び、不要な命令を消すだけです。

是非こちらのテンプレートを活用して業務効率をアップさせて下さい。

Sample

GPT、あなたは校閲のプロフェッショナルとして以下の{要素}を{仕事}の内容に従って整理して出力してください。
情報が足りなければ、足りないと思われる情報を私に聞き返してください。
###要素





###仕事:表での整理
1.出力には表形式を使う
2.出力に際し単位を揃える
3.表の列は「」「」「」「」の順番で整形する

###仕事:特定の記号で囲う
1.{要素}を整理して順番を○○の順番にする
2.{要素}に単位がついている場合揃える
3.{要素}を全て「””」で囲う
4.出力は1つ毎に改行する

###仕事:複数の要素をきれいに並べ替える
1.{要素}から、カテゴリー分けを行い短いカテゴリー名を付ける
2.カテゴリーごとに{要素}を整理して配置する
3.近しい要素はお互いが近くなる様に整理して配置する
4.誤字脱字は修正を行う
5.単位は揃うように修正する
6.出力は「カテゴリー名」:「要素」といった形式で行う
例外:要素が手順や、起承転結に該当すると判断した場合はその順番に並べ替える

###仕事:文章から箇条書きにする
1.{要素}の文章を確認し、箇条書きにして書きだす。
2.箇条書きの1文ごとに改行する

###仕事:文章の要約をする
1.{要素}の意味を小学生にもわかるように書き換える
2.例え話を入れて、ユーザーの理解が深まる様に努力する

こちらのプロンプトでは以下の内容を重視しています。

  • GPTの役割設定
  • メインの依頼の要素
  • ユーザーがやりたいこと別の仕事の依頼

要素に元となる文章や内容を入力し、5つある仕事内容から1つを残して他を消去し、生成AIに貼り付けてください。

早速表の指定から行ってみます。

例文:表形式

GPT、あなたは校閲のプロフェッショナルとして以下の{要素}を{仕事}の内容に従って整理して出力してください。
情報が足りなければ、足りないと思われる情報を私に聞き返してください。

###要素
Aさん:50Kg 165cm
170cm 80㎏ B
Cさん 180CM 100㎏

###仕事:表での整理 1.出力には表形式を使う
2.出力に際し単位を揃える 3.表の列は「名前」「身長」「体重」の順番で整形する

わざと要素の順番をばらばらにし、色々揃えないで渡してみました。果たしてどうなるでしょうか。

GPT 3.5

以下の表形式で要素を整理します。

名前身長体重
Aさん165cm50kg
Bさん170cm80kg
Cさん180cm100kg

これにより、名前、身長、体重が整理され、単位も統一されています。何か追加情報が必要であれば、お知らせください。

とてもきれいに整理を行ってくれました、表形式はもちろんそのままスプレッドシートなどに貼り付け可能です。

他のも試してみましょう。こちらの要素は適当に一行で書きました。

例文:囲う

GPT、あなたは校閲のプロフェッショナルとして以下の{要素}を{仕事}の内容に従って整理して出力してください。
情報が足りなければ、足りないと思われる情報を私に聞き返してください。

###要素
お金、時間、勇気、夢、アニメ、おにぎり、マウス、くも、イス

###特定の記号で囲う
1.{要素}を整理して順番を○○の順番にする
2.{要素}に単位がついている場合揃える
3.{要素}を全て「””」で囲う
4.出力は1つ毎に改行する

GPT 3.5

要素を特定の記号で囲んで、順番を整理し、単位を揃えて「””」で囲い、1つ毎に改行します。

  1. “おにぎり”
  2. “お金”
  3. “くも”
  4. “イス”
  5. “アニメ”
  6. “タイム”
  7. “マウス”
  8. “勇気”
  9. “夢”

以上の要素がダブルクォーテーションで囲まれ、1つ毎に改行されています。お手伝いいただきありがとうございます。何か他に必要な情報があれば、どうぞお知らせください。

整理してという制約がある為、わざわざ50音順で出力しているようです。ちなみにこれは少し失敗しやすいプロンプトですので、囲うのを失敗している場合は「囲えていないのでやりなおしてください」といった形のフィードバックを送りましょう。

再度出力してくれます。

次はカテゴリ分けと整理です。基本的にはグルーピング目的で使います。

例文:カテゴリ分けと整理

GPT、あなたは校閲のプロフェッショナルとして以下の{要素}を{仕事}の内容に従って整理して出力してください。
情報が足りなければ、足りないと思われる情報を私に聞き返してください。

###要素 お金、時間、勇気、夢、アニメ、おにぎり、マウス、くも、イス、マネー、タイム、ブレイブ、ドリーム、アニメーション、おむすび、雲、ねずみ

###仕事:複数の要素をきれいに並べ替える
1.{要素}から、カテゴリー分けを行い短いカテゴリー名を付ける
2.カテゴリーごとに{要素}を整理して配置する
3.近しい要素はお互いが近くなる様に整理して配置する
4.誤字脱字は修正を行う
5.単位は揃うように修正する
6.出力は「カテゴリー名」:「要素」といった形式で行う
例外:要素が手順や、起承転結に該当すると判断した場合はその順番に並べ替える

GPT 3.5

要素をカテゴリー分けし、短いカテゴリー名を付け、近しい要素を整理して配置します。また、誤字脱字は修正し、単位を揃えます。

カテゴリー1: お金、マネー
カテゴリー2: 時間、タイム
カテゴリー3: 勇気、ブレイブ
カテゴリー4: 夢、ドリーム
カテゴリー5: アニメ、アニメーション
カテゴリー6: おにぎり、おむすび
カテゴリー7: マウス、ねずみ
カテゴリー8: くも、雲
カテゴリー9: イス

近しい要素がお互いに近くなるように配置し、誤字脱字を修正し、単位も揃えました。必要に応じて変更があればお知らせください。

なかなか優秀ですね。

カテゴリーに明確な区分けが欲しい場合「カテゴリー例:食べ物」などを足してあげると、さらにうまく回答するようになります。

次は箇条書きに直すというプロンプトです。

例文:箇条書き

GPT、あなたは校閲のプロフェッショナルとして以下の{要素}を{仕事}の内容に従って整理して出力してください。
情報が足りなければ、足りないと思われる情報を私に聞き返してください。

###要素
竹(タケ)は、広義には、イネ目イネ科タケ亜科に属する植物のうち、木本(木)のように茎(稈)が木質化する種の総称。
本項では便宜上、狭義のタケを「タケ」、広義のタケを「タケ類」と表し、タケ類全体について述べる。ただし、「タケ類」はタケ亜科、あるいは狭義のタケの意味で使われることもあるので、注意を要する。漢字の「竹」は人文・産業的な文脈に限って用いる。 竹を食べるジャイアントパンダ(アデレード動物園・オーストラリア) タケは気候が温暖で湿潤な地域に分布し、アジアの温帯・熱帯地域に多い
ササは寒冷地にも自生する。タケ、ササの分布は北は樺太から南はオーストラリアの北部、西はインド亜大陸からヒマラヤ地域、またはアフリカ中部にも及ぶ。北アフリカ、ヨーロッパ、北アメリカの大部分には見られない。 稈の丈は代表種であるマダケなどで20mを超える。稈はとても強く大きくしなっても簡単には折れない。 通常は、地下茎を広げ、地下茎からタケノコが直接生えることでふえていく。これは、無性生殖の一種である栄養生殖である。次々とタケノコが生えることによって生息域を広げて竹林となるが、これらの竹はすべて遺伝子が同一のクローンである。このようにしてふえた(1本の)竹には寿命があるので、やがて竹林全体が花を咲かせて有性生殖を行い、子孫をつくったのちに一斉に枯死する。花が咲くことは極めてまれで、花が咲くときは4月から5月にかけてである。一部のタケ類は周期的に開花し一斉に枯れることが知られている。その周期は極めて長く、ハチク[2]、マダケの場合は約120年周期であると推定されている。しかし、まだ周期が分かっていない種類も多い(日本におけるモウソウチクの例では、種をまいてから67年後に一斉に開花・枯死した例が2例(1912年→1979年・1930年→1997年)記録されている)。竹の種類によって開花周期に幅が見られるが、一般にはおおよそ60年から120年周期であると考えられている

###仕事:文章から箇条書きにする

1.{要素}の文章を確認し、箇条書きにして書きだす。
2.箇条書きの1文ごとに改行する

竹に関する文章です。ちょっと長めですね。※出典wikipedia

GPT 3.5

以下は要素に関する文章から箇条書きにした内容です。

  1. 竹はイネ目イネ科タケ亜科に属する植物で、茎が木質化する木本の種の総称である。
  2. タケを広義と狭義に分け、タケを「タケ」、広義のタケを「タケ類」と呼び、タケ類全体について説明する。
  3. 漢字の「竹」は人文・産業的な文脈に限って使用される。
  4. タケは温暖で湿潤な地域に分布し、アジアの温帯・熱帯地域に多く見られる。ササは寒冷地にも自生する。
  5. タケとササの分布範囲は広く、北は樺太から南はオーストラリアの北部、西はインド亜大陸からヒマラヤ地域、またはアフリカ中部にも及ぶが、北アフリカ、ヨーロッパ、北アメリカの大部分には生息しない。
  6. 代表種であるマダケなどでは稈の丈が20mを超え、非常に強くしなっていて折れにくい。
  7. タケは通常、地下茎を広げ、地下茎からタケノコが直接生えることで増えていく。これは無性生殖の一形態である。
  8. 竹林は一つのクローンから生えた竹で構成され、寿命があるため、花を咲かせて有性生殖を行い、子孫を残した後に一斉に枯れる。
  9. 竹の花が咲くことは非常にまれで、一部のタケ類は周期的に開花し、一斉に枯れることが知られている。開花周期は長く、約60年から120年と考えられている。ただし、種によって周期に幅がある。

元々の文章が長い割にはかなり整理されていたため、あまり省略されませんでしたが、それなりにまとまっています。

長い文章自体の出力はGPT3.5が苦手なので、もう少し細かく区切ってあげてもよいでしょう。

要約にはややこしい例文を使って試してみましょう。難しい文章を持ってきました

例文:文章の要約

GPT、あなたは校閲のプロフェッショナルとして以下の{要素}を{仕事}の内容に従って整理して出力してください
情報が足りなければ、足りないと思われる情報を私に聞き返してください。

###要素
用不用説(ようふようせつ、英: use and disuse theory)は、1809年にジャン=バティスト・ラマルクが提唱した、生物の進化に関する仮説(進化論)の一つである。ラマルキズム(英: Lamarckism)とも呼ばれる。 この仮説では、「生物が特定の器官を多く使えばそれは発達し、使わなければ萎縮する。この変化がオスとメスで共通な場合、両者の子供へと変化が遺伝する。」と推測した。すなわち、「獲得形質が遺伝する」と推測した仮説であるが、現代では否定されている。 なお、ラマルクによる進化論の内容は用不用説だけではなく、用不用説の前提として「 生物は単純なものから複雑なものへと連続的に進化する」という仮説も提唱していた。この説に関しても現代では支持されていない(単純から複雑へとは限らない)が、「当時としては科学的・先進的な理論だった」として評価されることがある

###仕事:文章の要約をする
1.{要素}の意味を小学生にもわかるように書き換える
2.例え話を入れて、ユーザーの理解が深まる様に努力する

ラマルクの用不要説に関する概略文です。ぱっと見何を話しているかよくわからないので、簡単に要約してもらおうという意図になります。※出典wikipedia

GPTの解答がコチラ。

GPT 3.5

用不用説(ラマルキズム)は、1809年にジャン=バティスト・ラマルクが提唱した、生物の進化に関する仮説のことです。この仮説では、生物が特定の器官をよく使うとそれが発達し、逆に使わないと萎縮すると考えられました。また、この変化が親から子へ遺伝するとも考えられました。例えば、ジラフの首が長くなったのは、高い木の葉を食べる必要があったからだというような考えです。

ただし、現代の科学ではこの仮説は否定されています。現在では、獲得した特徴が遺伝に影響を与えるという考えは支持されていません。

簡単に言えば、ラマルクの考えは「親が習得した特徴が子供に受け継がれる」というものでしたが、それは科学的には証明されていないということです。

有名なキリンの首(ジラフ)にも触れていますが、だいぶわかりやすく収まったのではないでしょうか。

どれもある程度の安定性をもって出力することができました。

実際のビジネス現場では、メモ帳などにSampleをコピーしておき、適時書き換えてAIにペーストしてあげるとうまく作動します。

ぜひぜひ活用して業務効率を上げてくださいね。

関連記事:きれいな日本語に変換するためのプロンプト→